Kommunikatörens blogg flyttar till Sverigeskommunikatorer.se

Sveriges Kommunikatörer kommer att publicera framtida blogginlägg från gästskribenter direkt på webbplatsen http://www.sverigeskommunikatorer.se

På Sveriges Kommunikatörers webbplats hittar du artiklar om det senaste inom kommunikation. Nu kommer även blogginlägg från våra gästskribenter att publiceras direkt på webbplatsen.

Hör gärna av dig om du vill skriva ett gästinlägg. Här hittar du våra kontaktuppgifter.

www.sverigeskommunikatorer.se

 

Mvh,

Sveriges Kommunikatörer

Instruktioner till kommunikatörer i kunskapsorganisationer

GÄSTINLÄGG AV NIKLAS ANGMYR | Allt mer arbete handlar om att lösa unika problem och uppgifter. Kanske handlar det om att utveckla en ny produkt. Eller att lösa en processavvikelse. Eller att göra den där speciella kunden med särskilda önskemål extra nöjd.

Att jobba med det som inte gjorts förr, det vill säga unikt arbete, kräver två saker – kunskap och samverkan. Kunskap för att kunna förstå problemet, vara insatt i hur en sannolik problemlösning ser ut samt för att kunna ta ställning till för- och nackdelar i olika sätt att lösa problemet. Samverkan, eftersom att det ofta behövs flera personers arbetsinsatser, synpunkter och kunskap för att skapa höjd i lösningen.

Man skulle kunna hävda att alla verksamheter blir allt mer kunskapsintensiva (om inte annat så för att de uppgifter som inte är unika kommer att automatiseras). Redan 1999 beskrev managementgurun Peter Drucker  den kunskapsrevolution som pågår i boken Management Challenges for the 21st century (se gärna Palorials bloggpost i ämnet). Särskilt intressant för kommunikatörer är att Drucker hade uppfattningar om kunskapsarbetet som i förlängningen kan omvandlas till instruktioner till kommunikatörer i kunskapsorganisationer.

Illustration från Palorial

Information är central resurs

Centralt för Drucker är att omvandla data till information som därefter kan bli exekverbar kunskap. Utan data, ingen information och således ingen kunskap alls. Men idag är det sällan data som saknas. Kan data organiseras på lämpligt sätt så blir den till information. Det innebär att kunskapsarbetare, oavsett om det är ledare, experter, kundrådgivare eller något annat kunskapsyrke, måste lära sig att hantera information som en central resurs. Information utgör samtidigt kopplingen till kollegor och organisationen. Drucker uttrycker det bra:

”Information increasingly creates the link to their fellow workers and the organization, and their ”network”. It is information, in other words, that enables knowledge workers to do their job.”(sidan 107)

Drucker lyfter fram en viktig, ofta försummad, aspekt. Det är bara kunskapsarbetaren själv som vet vilken information som behövs och som kan omvandlas till kunskap att agera på. Två grundläggande frågor måste ställas:

  1. Vilken information behöver jag ge och förmedla till de kollegor jag arbetar med och som jag är beroende av? I vilken form och när?
  2. Vilken information behöver jag själv? Från vem, på vilket sätt och när? Hur ska den organiseras?

Den första frågan måste komma först. Utöver det goda att bidra till kollegors informationsbehov så innebär det också att en kommunikationsrelation etableras. Kommunikationsrelationen är grundläggande för att kunna besvara fråga två. Utan kommunikationsrelation kommer ingen information tillbaka den egna personen.

Dessa två frågor är svåra att nå enkla svar på. Och i den första frågan ryms den första instruktionen till kommunikatörer. De behöver hjälpa sina kollegor att upprätta kommunikationsrelationer.

Illustration från Palorial

Instruktion 1 – etablera kommunikationsrelationer

En kommunikationsrelation är en fungerande förmedling av information från en eller flera medarbetare till en eller flera medarbetare. Den måste vara sådan kvalitet att den förmedlade informationen kan omvandlas till kunskap för mottagaren eller mottagarna. Jag tror att en majoritet av kommunikatörerna väl behärskar förmedlingen. Men hur många är det som på medarbetarnivå ägnar sig åt att kvalitetssäkra informationen så att den verkligen blir något som är praktiskt omsättbart i det dagliga arbetet?

Kommunikatörer, experter på kommunikation, behöver alltså hjälpa sina kollegor att upprätta kommunikationsrelationer. Och sådana skapas när information delas av en kunskapsarbetare på ett sådant sätt att den blir meningsfull kunskap för en annan kunskapsarbetare.

Instruktion 2 – organisera information

Fråga två handlar om det individuella informationsbehovet och hur det ska organiseras. Alla medarbetare har dels unika behov av information, dels unik behov att organisera denna information. Drucker föreslår några kritiska frågor för att effektivt kunna organisera information.

  • Vilka nyckelhändelser är det som medarbetarens egna prestation är beroende av? Detta innebär att sortera information i två ”högar”, behåll information om nyckelhändelser, eliminera information om icke-nyckelhändelser.
  • Vilka avvikelser ska medarbetaren ge akt på?
    Avvikelser kan vara indikationer på viktig information. En avvikelse kan vara något utöver det normala vad gäller sannolikhet eller tröskelvärden. Eller kort och gott ovanliga händelser.
  • Hur kan filtrering ske av informationen om avvikande nyckelhändelser så att de viktigaste händelserna blir kända och inte drunknar i annan mindre värdefull information?

De tre nycklarna kan liknas vid den logiska regeln “if this then that”. Genom att identifiera nyckelhändelser och avvikelser samt filtrera, så kommer den viktigaste informationen att ”stå ut” framför annan. Den blir till ett ”this” = kunskap som blir kunskapsarbetarens skyldighet att agera på, ”then that”.

I detta ryms den andra instruktionen till kommunikatörer. De behöver hjälpa sina kollegor att upprätta en organisering av information så att dessa kan agera på filtrerade nyckelhändelser och avvikelser.

Det är förstås ett grannlaga arbete eftersom de interna och externa kommunikationsflödena är så stora och snabba. I långa loppet är den externa informationen mest viktig att organisera eftersom det i denna ryms kunskap om kunder, marknad, konkurrens, teknologisk utveckling och så vidare.

Instruktion 3 – optimera kommunikationsflöden

De två frågorna som berör kommunikationsrelationer och informationsorganisering visar på utbyte och flöde, information och kommunikation som ett symbiotiskt givande och tagande. Kommunikation sker i många riktningar. Det kan formuleras som den tredje instruktionen till kommunikatörer.

Här blir det viktigt att påminna sig om distinktionen mellan kommunikativa motpoler som jag skrivit om i en tidigare bloggpost. Jag tycker att det är tydligt att Drucker talar om kommunikation som meningsskapande delning av ett budskap i motsats till transmissionssynen, kommunikation som överföring av ett budskap. Det funkar inte att tänka på kommunikation i termer av överföring av information från en avsändare till en mottagare som ska agera på avsändarens ”besked”.

Flödet av information måste kartläggas utifrån principer om delande, det vill säga hur information kan den delas på ett meningsfullt sätt så att den blir agerbar för kunskapsarbetare. Uppgiften för kommunikatörer måste vara att optimera kommunikationsflöden så att information blir meningsfull för den mottagande kunskapsarbetaren.

Ett exempel skulle kunna vara det regelbundna nyhetsbrevet som går ut med företagsinformation. Hur många läser det? Och hur mycket av informationen där har reell relevans för de unika arbetsuppgifter som respektive kunskapsarbetare har att lösa? Information som ingen agerar på är brus. Kanske bättre då att arrangera företagsinformation utifrån push- och pull-principer.

Likaså måste flaskhalsar bort. Kommunikatörer måste hjälpa de kunskaparbetare som saknar produktiv kunskap. Kommunikatörer måste identifiera var i organisationen informationsflödet stoppas och sedan ta bort dessa flaskhalsar.

Summering

Jag har argumenterat för att Peter Drucker i sin bok Management Challenges for the 21st century mejslar ut tre instruktioner till kommunikatörer när han beskriver hur effektivt kunskapsarbete och unik problemlösning ska ske. Instruktionerna är generella men ju mer digitala informationsflöden som verksamhetens kunskapsarbete förlitar sig på, desto mer angeläget är det.

Först handlar om att hjälpa kunskapsarbetare att etablera relationer på basis av kommunikation. Det handlar om att hjälpa kunskapsarbetare de frågor de måste ställa sig: Vilken information behöver jag ge och förmedla till de kollegor jag arbetar med och som jag är beroende av? I vilken form och när?

Sedan handlar det om att kunna organisera information utifrån nyckelhändelser, avvikelser och filtrering.

Den tredje instruktionen är att optimera informationsflödena. Kommer informationen fram överhuvudtaget? Och eller är innehåller den en massa skräp?

Foto på Niklas Angmyr

Niklas Angmyr är verksamhetsutvecklare på Palorial med fokus på digitalisering och samverkan.

Kan man som kommunikatör arbeta efter dessa principer då har man tagit ett stort steg mot att bli verksamhetsutvecklare. Och det har jag skrivit om tidigare i denna bloggpost, Hur internkommunikatörsyrket kommer att förändras.

/Niklas Angmyr, 
Verksamhetsutvecklare på Palorial

Relaterade blogginlägg

Detta inlägg är en fristående fortsättning på Hur kommer internkommunikatörsyrket förändras? och Från överföring till kommunikativt medarbetarskap.

Vi måste bli bättre på att tydligt stötta strategigenomföranden i jakten på måluppfyllelse

chess

Foto på Johan Book

Johan Book arbetat med att utveckla kommunikation, ledarskap och strategigenomförande i organisationer.

GÄSTINLÄGG | Genom ett stort intresse för mänskligt beteende kopplat till bra prestationer tog jag vägen via elitidrott, en mängd års universitetsstudier och ett galet intresse för forskning rakt in i organisationernas hjärta. Nämligen till områdena kommunikation, ledarskap och strategigenomföranden. Alla viktiga för framgångsfaktorer för måluppfyllelse oavsett om det gäller försäljningsmål eller andra mål.

Det började för tolv år sedan när jag som nykläckt kommunikatör fick sitta med som observatör på ledningsgruppsmötet. Det såg min då fantastiska kommunikationschef till. En av mina första observationer var att det vi pratade om på ledningsgruppsmötet som det viktigaste för organisationens framgång vare sig implementerades eller förverkligades efteråt. Det var som om det var två olika företag, ledningsgrupp och organisation, två olika agendor. Så nära men så långt ifrån varandra.


”7–9 av 10 strategiska beslut förverkligas aldrig. Anledning? Bristande kommunikation från ledning och närmaste chef.”


I vakuumet mellan strategiskt beslut och den den planerade effekten såg jag en enorm utvecklingspotential. Nämligen hos cheferna och medarbetarna som ska leva strategierna, förverkliga dem i jakten på effektmålet. Jag bestämde mig där och då att detta ska jag fokusera på och nagelfara ända in i märgen. Att skapa interna förutsättningar för prestation, riktning och konkurrenskraft skulle visa sig bli min nya drog. Sagt och gjort. Nu står jag här 12 år senare med massor av både positiva och negativa erfarenheter kring kommunikation och ledarskap kopplat till just strategigenomföranden.

Något har gått snett och vi kan hjälpa

De strategiska aktiviteterna är nyckeln till alla organisationernas resultat, monetära resultat såväl som andra resultatmål. Men det ägnas väldigt lite fokus på själva strategigenomförandet vilket en samstämmig forskning visar. Lite axplock från forskning och undersökningar:

  • 7–9 av 10 strategiska beslut förverkligas aldrig. Anledning? Bristande kommunikation från ledning och närmaste chef.
  • Endast 16 procent av Sveriges medarbetare är motiverade och endast cirka en av tre chefer uppnår en god ledarskapsstandard
    – tydliga mål och feedback är det den svenska medarbetaren efterlyser mest
  • Förtroendet för ledningsgrupper är lägre än någonsin
  • Endast 5 procent av ett företags anställda förstår och kan använda dess strategi i sin arbetsvardag
  • En nyligen genomförd undersökning bland chefer i landets 60 största företag visade:
    • – 84 % av de tillfrågade var nöjda med sina strategier
    • 3 av 4 uppgav samtidigt att strategierna inte förverkligades på grund av att de misslyckades med att medvetandegöra medarbetarna om dem. Trots att de ansågs som den enskilt viktigaste faktorn för framgång för organisationen.

*Referenser: McKinsey, Ennova, Gallup, Acando, Prosci, Harvard University, Nordisk kommunikation

Någonstans på vägen har “någon” misslyckats. Vem just denna “någon” är kan lika gärna bli fortsatt dolt i det förflutna. Det spelar mindre roll. Det som kommer att spela roll är hur vi agerar tillsammans. Framåtsträvande. Alla måste bli medvetna om våra organisationers brister och konsekvenserna av dem. Och vi måste alla bidra till förmågan att öka våra organisationers förmåga gällande strategigenomföranden. Och vi inom kommunikation har ett ypperligt utgångsläge, både gällande kompetens och verktyg. Det gäller bara att våga ta bollen och blåsa igång matchen.

Det är dags att vi tänker om, på allvar!

Vi måste alla tänka om och dra vårt strå till stacken för framgångsrika strategigenomföranden och målprogress. Även vi inom kommunikation, som ju säger att vårt uppdrag är att på bästa sätt stötta vår organisation och dess verksamhetsmål.

Om vi ska bidra till affärsnyttan och bli en viktig spelare, som arbetar nära “affären” och resultatet, måste vi bli ännu bättre strateger med stenkoll på läget. Att börja förse vår organisation med värdefull data och kunskap om hur det faktiskt går på vägen mot våra verksamhetsmål. Ett ovärderligt beslutsstöd för framtida förbättringsaktiviteter gällande våra viktiga strategigenomföranden.

  • Var i organisationen fungerar kommunikation? Var fungerar den inte?
  • Vilka effekter uppnår vi? Vilken kunskap, attityd och beteenden bidrar vi till?
  • Vad är det som inte fungerar?
  • Vad ska vi göra åt det?

Här finns massa guldkorn att plocka, för den som vill och vågar

Strategigenomförandet fallerar, som bekant, väldigt ofta. Anledningen till att det fallerar är bristande kommunikation och förtroende från både ledningsgrupp och närmsta chef.

Vi borde därmed fokusera mer på och utveckla följande:

  • Ledningsgrupper är i behov av stöd för att skapa förtroende och en bra kommunikation
  • Styrelser och ledningsgrupper behöver öka kunskap och kompetens om vad ett bra kommunikativt ledarskap för med sig (och ja, det är ett positivt ekonomiskt utfall i potten)
  • Chefer behöver stöd i sitt ledarskap. Att öka sin kommunikativa förmåga vad det gäller att strukturera, utveckla, representera och interagera sina medarbetare
  • Ledningsgrupper och chefer behöver beslutsstöd i form av relevanta ”data” på hur olika strategier implementeras.
    – tar vi oss närmre det önskade läget vad det gäller kunskap, attityd, förutsättningar och beteende i aktuella målgrupper för att strategin ska flyga på riktigt? Och för att veta det måste du mäta, analysera och därefter besluta om förbättringsåtgärder.
  • Både styrelse och ledningsgrupper måste ha kunskapen om genomförbarheten av sina strategiska beslut, helst innan de tas. En kunskap gällande hur ledarskapet ser ut i organisationen, motivationen, tydligheten, prioriteringen, förändringsvanan och förändringsmotståndet?

Om vi kan ta språng i ovanstående och bidra till positiva förbättringar så kommer hävstångseffekten bli enorm. Så lägg prestigen åt sidan, tänk om, ha koll på var ert stöd behövs som bäst, samarbeta med andra avdelningar (HR kanske?), kom fram till hur ni tillsammans kan skapa maximal verksamhetsnytta, vilka gemensamma mål ni har eller skulle kunna ha och hur era kompetenser ska bidra till konkret måluppfyllelse.

Och till sist, och något som är väldigt viktigt, hur ni ska mäta er framgång. Det är först då vi kommer att skapa ett riktigt, värdefullt och mätbart värde för våra företag och organisationer.

Relaterad utbildning

Effektmål, förändringsledning, resurseffektivitet, mätmetodiker och ledarkommunikation – vill du veta mer? Den 10 maj arrangerar Sveriges Kommunikatörer en kurs i hur du går från strategi till effekt. Johan Book är kursledare.

10/5: Från strategi till effekt – Jönköping 

 

Älskade, hatade kommunikationsavdelning

Foto på Gustav Staf Rydén

Gustav Staf Rydén reflekterar över varför det ibland uppstår stora avstånd mellan kommunikationsavdelningen och kärnverksamheten.

GÄSTINLÄGG | “Det är skamligt att det inte har funnits någon handbok i myndighetskommunikation tidigare. Nu finns det en i alla fall och den riktar sig främst till kommunikatörer, journalister och forskare. Även chefer och myndighetspersonal i allmänhet skulle kunna ha nytta av den.”

Det här har varit den slogan som jag använt mig av då jag har sålt in min nyskrivna handbok i myndighetskommunikation. Handboken heter Älskade hatade kommunikationsavdelning – en handbok i myndighetskommunikation, och alla som har arbetat på en myndighet, på kommunikationsavdelningen eller inom kärnverksamheten, förstår nog innebörden av titeln. De som jobbar på en kommunikationsavdelning känner att de gör ett väldigt kärt och nödvändigt arbete, men resten av organisationen ser det kanske mest som en gåta varför kommunikationsavdelningen ens existerar.


”Det är ganska svårt att vara kommunikativ om du sitter ensam på ditt rum, internet eller inte.”


Bara där har vi en intressant fråga att söka svar på – varför är det sådant stort avstånd mellan kommunikationsavdelningen och den kärnverksamhet den är tänkt att stödja? Att få svar på den här typen av frågor har varit drivkraften i mitt arbete med boken. Jag har intervjuat en rad branschfolk för boken, och på just den här frågan hade Peter Erikson, före detta VD för Grayling och medlem i diverse styrelser, det kanske bästa svaret:

– Jag tror att en del kommunikationsavdelningar inte är kommunikativa i sig – de sitter i sin stabsposition ganska isolerade. De ställer för lite frågor till verksamhetscheferna om vad de har för önskemål och krav på verksamheten. Därmed länkar inte kommunikationen till verksamhetsplanerna i tillräckligt stor utsträckning.

Det här stämmer väl med min egen erfarenhet av att ha arbetat med kommunikation på andra avdelningar än myndighetens särskilda kommunikationsavdelning – om uppgiften är att hitta information att kommunicera går det inte att underskatta vikten av att arbeta nära verksamheten. Jag tycker att citatet är briljant formulerat, och det här är något för alla kommunikationsavdelningar att ta till sig. Det är ganska svårt att vara kommunikativ om du sitter ensam på ditt rum, internet eller inte. Du måste ute och röra dig bland myndighetens alla verksamheter för att det inte bara ska bli så att du kommunicerar vad ledningen vill ha kommunicerat.

Ett annat klargörande svar på en av mina många frågor, denna gång kring relationerna mellan kommunikatörer och journalister, fick jag från Journalistens chefredaktör Helena Giertta som under en middag på Almedalsveckan 2011 spontant reagerade genom att säga ”the dark side” då hon fick höra att jag arbetade som kommunikatör. Hon fick i handboken svara på vad hon menade med det, och då blev det mycket mindre av vi och dem:

– Vet inte heller om det är den mörka sidan, men kommunikatörer finns ju på de platser där makten finns, och vår (journalisternas, min anm) viktigaste uppgift är att granska makten, därför blir de lätt ett hinder när vi vill få fram uppgifter. Bra kommunikatörer är förstås de som ger den information vi behöver utan att mörklägga. Då är de ju absolut inte den mörka sidan utan kan i stället vara en hjälp för journalister.

Detta är något som jag har fått höra gång efter annan. Ljug aldrig! I dagens samhälle kommer lögner alltid fram. Det är också, tvärtemot vad många tror som läst Aftonbladets rapportering om PR-branschen, det första som en kriskommunikatör säger då denne ska börja hantera en kris. Blir du påkommen med att ljuga, då har du en riktig kris för dina fötter. Något annat som kriskommunikatörer säger är att om du måste välja mellan att göra juridiskt rätt och moraliskt rätt – gör alltid moraliskt rätt. Det går att göra mycket fel även inom lagens ramar. Till exempel kan du som företagare ganska enkelt undvika att betala skatt och fortfarande hålla dig inom lagens råmärken, men är det moraliskt korrekt? Och vad händer med företagets rykte om det kommer fram?

En insikt som slagit mig efter att sista punkten i handboken var satt var hur dysfunktionell relationen mellan forskningskommunikation och marknadsföring kan vara. Ofta arbetar man på en och samma avdelning med båda områdena, och det kanske till och med slås ihop till att bli ett område. Då får forskningskommunikationen stryka på foten – en marknadsavdelning är bara intresserad av att kommunicera positiva nyheter, vilket inte är kommunikation utan marknadsföring. Det är därför universitetens och övriga myndigheters hemsidor idag är nedlusade med propagandaliknande material.

Om en riktig forskningskommunikatör hade varit inblandad från början i situationen kring Macchiarini på Karolinska Institutet, hade sagan kunnat få ett annat slut. En riktig forskningskommunikatör, riktig i den mån att denne inte enbart vill kommunicera positiva nyheter, hade kunnat kommunicera att det som pågick i Macchiarinis forskargrupp var på gränsen till kriminellt, och det hela hade kanske kunnat kvävas i sin linda om ledningen på så vis i ett tidigt stadium fick insyn i processen. Istället fick en extern vetenskapsjournalist i efterhand göra ett oerhört gediget arbete för att kunna visa på omfattningen av skandalen, vilket fick hela KI:s ledning att sedermera avgå. Detta har sänt chockvågor genom Forskarsverige som vi nog inte riktigt förstått konsekvenserna av än.

Ovan har jag gett några exempel på slutsatser som jag har kommit fram till under mitt arbete med boken. Den här typen av slutsatser, kombinerat med en rad konkreta tips om hur kommunikationsavdelningar bör arbeta, gör min bok till en handbok som kan vara till praktisk nytta för alla som arbetar med kommunikation i någon form. Det har hitintills inte funnits någon handbok i myndighetskommunikation. Samtidigt är det brännheta frågor som jag berör i boken, exempelvis det faktum att journalistiken som fält är i kris samtidigt som kommunernas kommunikationsavdelningar anställer. Det finns idag också en antidigitaliseringstrend. Folk börjar tröttna på att alltid vara uppkopplade, och allting blir inte bättre bara för att det görs via internet.

Två av handbokens mer handgripliga tips har jag hittills delat med mig av. Den första är att inte missa att prata med övriga avdelningar på myndigheten än ledningskansliet. Den andra är att aldrig ljuga.

Tack för mig!

/ Gustav Staf Rydén

Vill du veta mer?

Är du intresserad av övriga tips och insikter går boken att köpa via myndighetskomm.blogg.se. Gustav Staf Rydéns namn ses med jämna mellanrum i webbtidningen Dagens Opinion.

Att ta plats

Foto på Astrid Boisen

Astrid Boisen delar med sig av sina tankar om vad som krävs för att kommunikatören ska kunna ta plats i ledningsgruppen.

GÄSTINLÄGG | Det som händer nu i Sveriges Kommunikatörer gillar jag! Vi är inte längre ett gäng som ”bara” hanterar information eller press. Vi har ett bredare spektrum. Kommunikation ur alla perspektiv! Men vad menar vi och tar vi plats också på ledningsnivå?

Häromdagen hade Sveriges Kommunikatörer ett välbesökt frukostsamtal i Göteborg med just rubriken ”Att ta plats”. Samtalet kretsade kring detta med att kommunikatörer inte får, eller tar, plats i sin organisations ledning, oavsett om det är ett företag eller en myndighet.

När en organisation ser kommunikation som en ledningsfråga – inte något som är underordnat marknad, HR eller andra ledningsfunktioner – ja då först är organisationen med sin tid.


”Det duger inte att vänta på att någon annan ska be om dina tankar.”


Allt börjar och slutar med hur vi ser, hör och gör. Förr kommunicerade man ”ut” budskap. Nu tar man in och utvecklar dem vidare. Kommunikation i 180 grader är bland det nyttigaste man kan ägna sig åt i en verksamhet. Sveriges Kommunikatörer är en organisation för alla som jobbar med kommunikation. Hit hör idag också marknadskommunikatörer.

Men åter till det där med att ta plats, eller ge plats om man så vill. Det handlar om att ställa rätt frågor till, och ge bra stöd åt, chefer och medarbetare i organisationen. Det handlar om att göra sig sedd och nyttig!

Det duger inte att vänta på att någon annan ska be om dina tankar. Det handlar inte om att avgränsa ett informations- eller kommunikationsområde. Det handlar om att se samband mellan människor både i och utanför organisationen och om att göra deras dialog mera matnyttig för alla inblandade. Att våga är inte så dumt. Det får lov att vara otäckt. Att vara rädd är rätt bra, för då utmanar man något. Ur det personliga perspektivet kan det vara klokt att skaffa sig en bundsförvant i ledningen om man nu inte redan sitter där. Det gör jobbet lättare.

Men allra, allra mest handlar det om att vara lyhörd för andras behov, tankar och känslor. Att fullt ut förstå myndighetens uppdrag eller företagets affär – de ekonomiska sambanden – det är livsviktigt. Med den kompetensen blir man en bättre kommunikatör, som tar plats och leder rätt.

/ Astrid Boisen, 
Sveriges Kommunikatörer Region Västra

Kommunikatörer och digitala stylister – om digitala medier och rekryteringsuppdragen i framtiden

Foto på Johanna Parikka Altenstedt

Johanna Parikka Altenstedt, online sedan 1995 som journalist, lärare, kommunikatör, forskare och sociolog. Just nu tjänstledig från Communication Business Partner på IKEA Purchasing.

GÄSTINLÄGG | Jag hajade till häromdagen när jag såg att ett traditionellt företag basunera på Linkedin att ”nu är vår HR på Kik och Snapchat”. Vad ville de säga med detta? Min yngsta son och hans kompisar som är 15 år har alla Kik och Snapchat. Ett annat exempel som fick mig höja ögonbryn är Vitamin Wells senaste reklamfilm där en överraskad arbetssökare möter Zlatan. Fotbollstjärnan, som är ambassadör för dryckesföretaget som söker arbetskraft, genomför deras anställningsintervju framför kameror.

Detta fick mig att reflektera över hur kommunikation, HR, marknadsföring och branding, samt de digitala kanalerna kokas ihop till en enda stor soppa. 1999 recenserade jag boken Silicon Snake Oil av Clifford Stoll. Han ifrågasatte den teknokratiska tron av att datorer och sociala nätverk gör samhället bättre; att mer information, bättre kommunikation och digitala program skulle lösa våra sociala problem.

I Stolls värld handlade det om sociala problem – men jag tror att vi kan lika gärna prata om sociala uppdrag – som att rekrytera den bästa kandidaten till en organisation. Blir vi verkligen bättre på det genom oändliga nya digitala möjligheter? Eller finns en risk av att omvandla en seriös och kunskapsbaserad rekryteringsprocess till marknadsföring och branding polishing?

Digital ängslighet och teknologisk diskriminering

Idag är det självklart att arbetsgivare ska ge samma möjligheter för kvinnor och män, för människor med olika etniska, religiösa och kulturella bakgrund, samt för människor med olika funktionsvariationer. Men bortom dessa diskrimineringsgrunder växer det upp nya sätt att kategorisera och värdera människor: teknikanvändningen.

Handen på hjärtat: hur många av er skulle inte tycka att det är lite skumt med en person som inte har lämnat några som helst spår i sociala medier? Eller hur många av oss städar och stylar våra profilbeskrivningar på Linkedin eller Xing när vi börjar fundera på att byta jobb? Att delta i den medierade digitala kommunikationen har blivit den nya offentligheten, och det är svårt att bli tagen på allvar om du inte syns där.

Det finns ytterligare en dimension i denna digitala medvetenhet: vilka kanaler vi använder oss av. Det är som att gå från anställningsfrågan: ”har du körkort?” till ”vilken bil kör du?”.

Det har uppstått nya yrkesgrupper för att hålla oss så virala som möjligt; digitala stylister, sociala medier-coacher och hashtag-assistenter. Den som har lite extra pengar kan köpa sig följare som bulkvara. Det ser ju bra ut om man har 1 500 följare istället för 87 när man ska på anställningsintervjun.

Denna digitala ängslighet och stylande, finns också hos de anställande organisationerna. De ska visa sig vara moderna och åtråvärda arbetsplatser för de mest krävande och kreativa, och det visar de upp genom att de följer sin tid. De skaffar sig många olika sociala medier, kanaler, och konton. Ibland finns det en strategi för detta och syftet är att vara effektiv i sin kommunikation och relationer på ett medvetet sätt. Men lika ofta ser det ut att handla om att ”göra som alla andra” utan någon djupare analys.

Tekniken i sig varken god eller ond

Tekniken i sig är varken god eller ond – den förstärker det som redan görs. Därför är det viktigt att hålla många dörrar öppna och många vägar in i organisationen; locka till sig de unga via de nya sociala medierna. Men för den sakens skull ska man inte exkludera äldre, erfarnare, introverta eller nyanlända som inte finns på samma kanaler och arenor.

Vi som kommunikatörer måste vara tydliga i vår roll som analytiker, budskapsexperter, kommunikationscoacher, innehållsproducenter, strategiska kommunikatörer och ibland som fan på väggen, när vi ser hotmolnen, till exempel när våra kommunikationsmedel och -metoder används för aningslöst i verksamheten.

Jag vill inte se en framtida arbetsmarknad där arbetssökande används som statister i företagens virala marknadsföring, för då tror jag inte vi når alla de som vi faktiskt behöver i organisationen. Istället skulle jag vilja se fler nya appar och digitala kanaler som möjliggör fler att söka jobb och delta i arbetslivet, oavsett om den finns online eller fysiskt på en plats.

/ Johanna Parikka Altenstedt, online sedan 1995 som journalist, lärare, kommunikatör, forskare och sociolog. Just nu tjänstledig från Communication Business Partner på IKEA Purchasing.

PS. Ett färskt exempel på aningslösheten med teknologin är när SVT skröt om att de har röstningsrekord varje helg i samband med Schlagerfestivalen. Sex miljoner röster (!) hade getts i omröstning i Halmstad när några artister fick andra chansen. Men bakom succén är SVT:s schlagerapp som unga tittare laddat ned och använder obegränsat. Det är inte principen en röst per en person som gäller.

Behövs coachande kommunikatörer?

Foto på Ann Jönsson Lindström

Ann Jönsson Lindström utbildar chefer i kommunikation och kommunikatörer i coachning och ledarskap.

Med anledning av en fråga om coachning som ställts på Sveriges Kommunikatörers Facebooksida, berättar Ann Jönsson Lindström, kursledare hos Sveriges Kommunikatörer, vad hon anser att begreppet coachande kommunikatör står för. 

GÄSTINLÄGG | ”Kommunikatörer ska vara systembyggare som förstår sig på och hanterar processer och strukturer. Kommunikatören ska också vara en medlare som skapar mening bland olika parter samt vara en coach som utvecklar kommunikationsförmågan hos andra. Den fjärde rollen är att kommunikatören ska fungera som en påverkare genom att kunna ta plats och leda frågor internt.”

Citatet är från en intervju med Sven Hamrefors, som tillsammans med Sveriges Kommunikatörer för 5–10 år sedan drev ett forskningsprojekt om kommunikatörens olika roller.

När Sven Hamrefors pratar om att vara en coach som utvecklar kommunikationsförmågan hos andra betyder det i min värld att han med ordet ”coach” menar något mer än att använda ett coachande förhållningssätt och verktyg. För när du coachar renlärigt innebär det att du aldrig kommer med råd eller delar med dig av din expertkunskap.

Ska man utveckla kommunikationsförmågan hos andra, vore det att låta bli att använda sig av sin fulla förmåga. Och kanske inte ens helt genomförbart. För hur ska en person, som inte besitter grundläggande kunskaper i kommunikation, kunna komma fram till bra och effektiva lösningar om hen inte ens vet vilka alternativ, möjligheter och fallgropar som finns?

När jag pratar om en ”coachande kommunikatör” menar jag därför en person som:

  • använder ett coachande förhållningssätt – när det är relevant
  • ger råd – när det är efterfrågat och befogat
  • tar på sig expertrollen och kanske till och med bestämmer hur en kommunikativ uppgift ska utföras av en annan person
  • utbildar och ger kunskap om kommunikationens möjligheter, risker och verktyg.

Oavsett om det är kommunikatörer eller chefer som är deltagare på mina kurser brukar ”verktyg” stå högst på önskelistan. En intressant fråga är då vad ett verktyg egentligen är? Jag brukar säga att praktiska tips och tricks och vetenskapliga metoder i all ära – det viktigaste verktyget alla kategorier är – DU.

Så vad behöver du lära mer om? Kanske även förändra attityd kring? Och framför allt göra annorlunda för att bli en efterfrågad och coachande kommunikatör?

/ Ann Jönsson Lindström
Affärscoachen Just DO it
Kursledare hos Sveriges Kommunikatörer

Relaterad kurs: Coacha och stötta dina chefer och medarbetare – så gör du!

16 mars i Stockholm  | Under den här kursen får du bland annat förståelse för olika kommunikationsstilar och om hur du kan skapa samsyn kring kommunikationsarbetet. Du utvecklar även förmågan att coacha dig själv mot motiverande mål och frigöra egen tid för strategiskt kommunikationsarbete.

Läs mer och boka plats