Från överföring till kommunikativt medarbetarskap

GÄSTINLÄGG AV NIKLAS ANGMYR | Titta på bilden nedan. Säkert har du sett den förr i någon variant. Vad är nyhetsvärdet? För mig är bilden viktig eftersom den har stor relevans för ansvaret i kommunikatörsrollen.Illustration över förändring

Konversation och samverkan (kollaboration om du så vill) människor emellan blir allt viktigare, än det traditionella där en chef, lärare, politiker eller företagsledare instruerar och lär ut hur skåpet ska stå. ”Ja det har vi hört nu” tänker du kanske, ”… och sociala medier har gjort det verkligt”.

Ja, du har rätt. Den nya ordningen märks bäst i alldaglig kommunikation i sociala medier. Men detta är bara på toppen på isberget av alla områden som berörs av förändringen bort från instruktion till konversation och samverkan. Och kanske inte minst har hänt på insidan hos företag och organisationer.

Förändring tar tid

Nyligen var jag på konferensen ”Effektivitetsskapande intranät”. Konferensen innehöll många exempel på organisationer, Svenska Spel och ABB till exempel, som kommit en bra bit när det gäller att få medarbetare att göra sig synliga och att dela med sig, till exempel genom att tillämpa ”workoutloud”. Ändå berättar dessa organisationer om hur mycket arbete som krävs för att skapa insikter, lära ut, påminna, ge verktyg, stöd, coacha och så vidare, för att hela organisationen ska börja dela, konversera och samverka. De betonar vikten av bland annat tid, förändringsstöd, tålamod, tillit, fria ramar och lärande.

Det som blir tydligt är kopplingen till illustration i början av det här blogginlägget. Ju mer en anställd, oavsett position som chef eller medarbetare, betraktar arbete som något som ska utföras enligt instruktion från en till många, desto trögare kommer förändringen att bli. Och här återkommer vi till rubriken: ”Från överföring till kommunikativt medarbetarskap”.

Ett kommunikationsvetenskapligt annat ord för instruerande och ”peka med hela handen” är överföring. Mats Heide beskriver det på följande sätt i boken Kommunikation i organisationer (s 25):

”I ett pedagogiskt syfte går det att identifiera två övergripande synsätt eller rent av motpoler inom kommunikationsforskningen:

  • kommunikation som överföring av ett budskap
  • kommunikation som delning av ett budskap.”

Förlegad bild av arbete

Bilden av arbete som något ska ske på basis av överförd instruktion är fortfarande djupt rotat i arbetslivet. Det finns uppdragsbeskrivningar och riktlinjer. Är vi osäkra så frågar vi chefen för säkerhets skull. Och chefen blir trygg när denne får styra och agera sakkunnig.

I analogi kan överföring som övergripande princip också spåras i organisationsstrukturer, beslutshierarkier, arkitektur, processer, IT-system med mera. Så länge överföring är ett förhärskande synsätt, kommer förändringen mot delning gå trögt.

Min uppfattning är att företag och organisationer behöver lämna synsättet överföring till förmån för synsättet delning, vilket jag i en utvidgad mening översätter till kommunikativt medarbetarskap.

Med kommunikativt medarbetarskap menar jag att alla medarbetare behöver vara trygga med att kommunicera, fråga och lyssna. Man behöver våga be hjälp. Man behöver dela med sig och att jobba ”workoutloud”. Ställa frågor som hjälper kollektivet att reflektera och att komma fram till egna lösningar på jobbuppgiften. Och som grundas i tillit och nyfikenhet till kollegor.

Sluta fokusera på överföring

För att skapa ett kommunikativt medarbetarskap har kommunikatörer ett särskilt ansvar. Genom sin kompetens kan de ifrågasätta invanda kommunikationsstilar. De behöver betrakta kommunikation utifrån frågan ”är detta kommunikation på basis av överföring eller delning?”

Kommunikatörer måste ställa sig frågan om överföring är motiverat, eller om lika gärna delning, konversation och samverkan är det mest motiverade. De måste ”avlära” organisationen och kollegorna att förvänta sig överförda instruktioner. De måste lära sin organisation och sina kollegor att tillsammans komma fram till hur arbetet bäst ska görs för att uppfylla mål och intressenters förväntan. Kommunikatörer bör göra det kommunikativa medarbetarskapet till norm.

Min uppmaning till kommunikatörer kan sammanfattas som i bilden nedan – mindre fokus på överföring, mest fokus på kommunikativt medarbetarskap.Illustration över hur du ändrar fokus så att kommunikativt medarbetarskap står i centrum

För att lyckas etablera kommunikativt medarbetarskap, måste kommunikatörer ta strid mot traditioner, rutiner, osynliga agendor, organisationsstrukturer och mycket annat. De bör också utvidga sina kompetenser. De måste sätta sig in i mål och syfte med verksamheten, de måste tänka i ekonomiska prestationstermer, de måste begripa marknad och konkurrens. Och de måste sätta ihop dessa faktorer med intern kommunikation som meningsskapande och motiverande.

Foto på Niklas Angmyr

Niklas Angmyr är verksamhetsutvecklare på Palorial med fokus på digitalisering och samverkan.

Om kommunikatörer identifierar sig som Performance Managers som har till syfte att hjälpa organisationen till bästa möjliga effektivitet och engagemang, då blir resultatet en organisation som delar, konverserar och samverkar. Organisationen kommer att bestå av kommunikativa och medskapande medarbetare. Det kommer både organisationer och medarbetare må bra av.

/Niklas Angmyr, 
Verksamhetsutvecklare på Palorial

Relaterade blogginlägg

Detta inlägg är en fristående fortsättning på ”Hur kommer internkommunikatörsyrket förändras?”.

Nya tekniker inom omvärldsanalys – har du koll på utvecklingen?

johan-hammarlund

Johan Hammarlund är strateg och rådgivare på M-Brain. Hos Sveriges Kommunikatörer är han aktuell som kursledare för ”Nå framgång med effektiv omvärldsanalys”.

Idag ser vi en trend i arbetslivet att allt fler anställda förväntas delta i organisationers omvärldsarbete, oavsett om denna uppgift kallas för omvärldsbevakning, omvärldsanalys, trendspaning eller något helt annat. Utvecklingen gäller i högsta grad kommunikatörer, som i många organisationer har mer eller mindre formella uppgifter på detta område (vilket också är logiskt då det kan ses som en del av den strategiska kommunikationen). Att organisationer driver på denna utveckling är inte konstigt med tanke på att det finns ett tydligt samband mellan en effektiv omvärldsanalys och effektivt beslutsfattande, inte minst vad gäller så kallad datadriven analys, vilket bland annat visats av forskare på MIT.

Samtidigt pågår även en tilltagande specialisering bland de som har omvärldsanalys och besläktade uppgifter som huvudsyssla. Detta är bland annat kopplat till den snabba tekniska utveckling där många nya plattformar och tjänster erbjuder lösningar baserade på storskalig datainsamling, Big Data. Kanske skulle man kunna beskriva dagens situation som att det är lätt att ta det första steget inom omvärldsanalys men betydligt mer utmanande att fortsätta klättra, särskilt om du saknar adekvat kunskap för att använda dessa moderna redskap och tekniker.

Växande informationsmängder – igår, idag, och imorgon

Det växande behovet av dessa nya, specialiserade tjänster och tekniska lösningar hänger förstås ihop med den snabba informationstillväxten samt en ökande medvetenhet om hur konkurrensutsatta organisationer är i dagens globaliserade värld. Jag ska inte trötta ut dig med nya siffror om hur snabbt informationsmängden växer (en ledtråd – jättefort!) utan nöjer mig med att konstatera att snabb informationstillväxt är något som präglar vår tid. Ända sedan de första försöken att mäta detta har vi häpnat över hur fort det går och undrat hur vi ska hantera det.

Istället vill jag lyfta fram den japanska forskningstraditionen Joho Shakai som ända sedan 1960-talet studerat Japans väg mot ett informationssamhälle (vilket är ungefär vad termen betyder). Särskilt spännande är den undersökning som Japans departement för post och telekommunikation gjorde 1975, när man försökte mäta volymerna av information i samhället. Denna undersökning var så framsynt att de redan utifrån dåtidens informationsflöden såg att traditionella massmedier inte skulle räcka till. På grund av detta menade man att elektroniska medier präglade av tvåvägskommunikation skulle behöva växa fram, det vill säga ungefär det vi idag kallar sociala medier. För övrigt konstaterade man även då att informationen växer snabbt och att produktionen av information växer snabbare än konsumtionen. Du kan läsa mer om detta i Alistair Duffs bok ”Information Society Studies”, även lite hos Forbes.

På vilket sätt är då detta relevant idag? Jo, nu har vi en situation som på många sätt påminner om den utveckling som de japanska prognosmakarna förutspådde. Stora snabbt växande informationsmängder, sociala medier där vi kommunicerar direkt med varandra, och medierad information som få tar del av förutom avsändaren (en stor andel bloggar har faktiskt bara en läsare – skribenten själv). Utöver detta så har vi fortfarande ett stort antal traditionella mediekanaler vilka trots vikande annonsintäkter fortfarande är högst relevanta i dagens globala medielandskap.

Citius, Altius, Fortius!

Detta är alltså det landskap som dagens kommunikatörer förväntas navigera i och skapa ny kunskap utifrån för att gynna sin organisation. Denna roliga utmaning blir inte mindre komplicerad då dagens Big Data inom kort förväntas ändra karaktär då Internet of Things adderar ytterligare en dimension. Utvecklingen pågår redan för fullt och Business Insider förutspår att det så snart som 2020 kommer finnas 34 miljarder uppkopplade ”things”. Konsultfirman Gartner har för övrigt redan skrotat Big Data som ett eget begrepp, eftersom fenomenet nu är så utbrett att det blivit en integrerad del av många teknikbaserade tjänster och lösningar.

Betyder detta att vi ska ge upp försöken att förstå vår omvärld eller överlämna detta till globala jättar som Facebook och Google och deras analysavdelningar? Absolut inte, det finns ett antal tekniska lösningar för att hantera dagens datamängder och utvecklingen förväntas inte sakta ner på detta område, snarare tvärtom. Om principerna för Moores lag fortsätter stå sig (tolkas numera friare som snabbt växande processorkraft per investerad krona) kommer alltså även dessa nya informationsvolymer kunna hanteras också av mindre organisationer och till och med enskilda individer.

Utöver dessa rent tekniska tillämpningar som skapar kunskap ur de spår som vi människor lämnar efter oss så finns det också intressanta hybridfenomen där studieobjekten även deltar som subjekt. När vi pratar om crowd intelligence, eller James Surowieckis begrepp ”The Wisdom of Crowds”, så menar vi ofta att en grupp människor mer aktivt deltar i kunskapsskapande jämfört med de tidigare nämnda metoderna. Ett spännande arbetssätt är här att försöka kombinera social interaktion i och med gruppen med exempelvis data mining-tekniker eller andra metoder för att med dataanalys hitta mönster och nya insikter. De nya crowd-metoderna har sina utmaningar och befinner sig fortfarande i sin linda, men det är definitivt något att hålla ögonen på inför framtiden och det är också något som redan används av ett antal framgångsrika företag som Procter & Gamble och General Electric.

Vad kan en kommunikatör göra för att hålla sig uppdaterad?

Om du jobbar som kommunikatör i en större organisation skulle jag föreslå att du börjar diskutera med dina kollegor hur detta kommer att kunna påverka, och användas av, din egen organisation. Ha gärna en öppen approach här och inkludera olika typer av kompetens, det vill säga både IT-avdelning och marknadsmänniskor och allt däremellan. Annars kanske kan du hitta något lämpligt extern nätverk som tittar på dessa frågor ur ett kommunikatörsperspektiv. Eller varför inte tillsammans med medlemmar i Sveriges Kommunikatörer?

Relaterad kurs

Om du är intresserad av att fördjupa dig ytterligare på detta område kan du också delta i kursen Nå framgång med effektiv omvärldsanalys, som Sveriges Kommunikatörer arrangerar den 16 mars.